Document Management

Unternehmen müssen eine  Flut von Daten bewältigen – Daten von E-Mails, Faxen, Briefen, Telefongesprächen, Cloud Computing und Smartphone Apps. Hinzu kommen die rechtlichen Verpflichtungen der Archivierung. Eine herkömmliche dezentrale Datenverwaltung ist kostenintensiv und kaum in der Lage die Informationsflut zu schultern und den rechtlichen Anforderungen zu genügen. Ein modernes Document Management gibt Ihnen eine zentrale Informationsplattform mit der Sie jederzeit standortübergreifend auf ihre Daten zugreifen können. Ihre Mitarbeiter werden von der Plackerei der Papierablage befreit. Intuitive elektronische Werkzeuge rationalisieren die Arbeitsabläufe, organisieren die Informationsflut und entsprechen den rechtlichen Anforderungen.

Dokumente einfacher finden

Dokumentenmanagementsysteme sind in der Lage die verschiedensten Dateien zentral zu organisieren, Dokumente aus der Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Grafik. Dadurch entfallen Redundanzen, wie sie bei einer dezentralen Dateienverwaltung häufig vorkommen. Der Datensatz wird intelligent verschlag-wortet, mit Metadaten versehen und indexiert. Das garantiert ein leichtes und schnelles Auffinden und eine gute Editierbarkeit.

Prozesse optimieren

Digitale Dokumente sparen nicht nur Papier. Sie vereinheitlichen die verschiedenen Informationsträgerformen und bieten umfangreiche Archivierungsfunktionen. Mit der Zielsetzung, Prozesse zu optimieren und Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, können Dokumentenmanagementsysteme die Datenflut bändigen und einen schnellen Dokumentenzugriff ermöglichen. Dokumentenabfragegeschwindigkeiten können drastisch durch Speichern von Dokumenten auf Computerfestplatten in einer gut organisierten Verzeichnisstruktur mit einer begleitenden Suchmaschine verbessert werden.

Auf Dokumente elektronisch zugreifen

Dokumentenmanagementsysteme vereinfachen den elektronischen Zugriff auf Dokumente. Abfragen werden einfacher. Informationen wie Spezifikationen, Preislisten und Lieferscheine werden online abrufbar. Aktenstöbern und Fußwege in die Nachbarabteilung gehören der Vergangenheit an. Der Zugriff auf Dokumente wird einfacher. Verlorene oder verlegte Dateien gehören der Vergangenheit an. Die Notwendigkeit Dokumente zu drucken oder zu kopieren, verringert sich drastisch. Das spart Zeit und Geld.

Bürofläche schaffen

Durch ein modernes Document Management wird Bürofläche frei. Der traditionelle Aktenschrank gehört der Vergangenheit an. Das bedeutet Kosten- und Zeitersparnis. Das Möbelstück, in dem typischerweise etwa 10,000 Stücke Papier abgelegt wurden und das einen Quadratmeter Bürofläche benötigte, wird nicht mehr benötigt. Die 100 Mitarbeiterstunden, die üblicherweise für sein Befüllen benötigt wurden, werden frei.

Daten sichern

Ein modernes Document Management organisiert die Datensicherheit. Es legt fest, wer Zugang zu bestimmten Dokumenten hat, wer die Dokumente erstellen und verändern darf und wie die Dokumente verändert werden dürfen. Es stellt sicher, dass die Dokumente im Falle einer Katastrophe wiederhergestellt werden können.

Software und Hardware

Ein gut geplantes und effizientes Dokumentenmanagement bindet bestehende und zukünftige Softwareapplikationen ein. Das ERP-System, die Finanzbuchhaltung oder das elektronische Archiv werden selbstverständlich in den elektronischen Bearbeitungsablauf mit einbezogen. Daten aus weiteren Bereichen, wie etwa der Rechnungsprüfung, der Auftragsabwicklung, Projektanträge, Investitionsanträge und Reklamationen werden mit eingelesen und verknüpft. Eine leistungsfähige und bedarfsgerechte Hardware rundet das Programm ab.

Wettbewerbsfähigkeit verbessern

Durch die Verbesserung der Geschäftsprozesse, durch Kostenreduzierung und die Vermeidung von Verlusten, trägt das Datenmanagement aktiv zur Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens bei. Ein gut geplanter und effizienter Dokumentenfluss beschleunigt die Geschäftsprozesse und verbessert die Arbeitsabläufe. Personen mit unterschiedlichen Rollen, in unterschiedlichen Abteilungen oder auf unterschiedlichen Hierarchiestufen, werden in die Lage versetzt, besser bei der Erstellung, Überprüfung, Kommentierung, Genehmigung und dem Versand eines Dokuments zusammenzuarbeiten. Ein effizienter Dokumentenfluss reduziert Kosten für Personal, aber auch Kosten für Verbrauchsmaterialien wie Papier, Tinte, Ordner, Aktenschränke, Computer und Speichermedien.

Uli Document Management hilft Ihnen den Datenfluss Ihres Unternehmens besser zu organisieren, Kosten zu sparen und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern.